발주하는 방식은 크게 두 가지예요. 재고가 일정 수량 밑으로 떨어지면 주문하는 방식, 그리고 정해진 날짜마다 주문하는 방식. 앞의 걸 정량발주, 뒤의 걸 정기발주라고 불러요.
대부분 가게는 이름을 모른 채 둘을 섞어서 쓰고 있어요. 근데 차이를 알고 쓰면 상품마다 어느 쪽이 더 맞는지, 안전재고를 얼마나 더 둬야 하는지가 보여요.
정량발주: 떨어지면 같은 양을 주문
재고가 발주점 밑으로 내려가는 순간, 정해 둔 같은 수량을 주문하는 방식이에요. 주문하는 양은 항상 같고, 주문하는 날짜가 바뀌죠. 잘 팔리는 주엔 자주, 안 팔리는 주엔 가끔 주문하게 돼요.
컵라면으로 보면, 발주점이 27개니까 27개 밑으로 내려갈 때마다 예를 들어 60개씩 주문하는 거예요. 한 번에 몇 개를 넣을지는 경제적 주문량(EOQ)이나 박스 단위로 정하면 돼요.
장점은 판매가 갑자기 늘어도 바로 반응한다는 거예요. 재고가 빨리 줄면 주문도 빨리 나가니까요. 대신 재고를 계속 지켜봐야 해요. POS로 재고가 실시간으로 보이거나, 박스 두 개를 나눠 두는 식으로 눈에 띄게 해 두지 않으면 발주점을 넘겨도 모르고 지나치기 쉽아요.
정기발주: 정해진 날, 모자란 만큼 주문
매주 월요일처럼 정해진 날에 재고를 확인하고, 목표 재고까지 모자란 만큼 주문하는 방식이에요. 이번엔 주문하는 날짜가 고정이고 양이 바뀌죠.
목표 재고는 이렇게 구해요.
목표 재고 = 평균 일판매량 × (발주 주기 + 리드타임) + 안전재고
여기서 중요한 게 괄호 안이에요. 정기발주는 오늘 주문을 넣으면 다음 주문까지 다시 넣을 기회가 없어요. 그래서 리드타임만 버티면 안 되고, 다음 주문일까지의 기간을 통째로 버텨야 하죠. 안전재고도 그 긴 기간을 기준으로 계산해요.
컵라면을 일주일에 한 번 주문한다고 해볼게요. 주기 7일에 리드타임 2일을 더하면 9일을 버텨야 해요.
- 안전재고: 1.65 × 3 × √9 ≈ 14.9 → 15개
- 목표 재고: 10개 × 9일 + 15개 = 105개
월요일에 확인해 보니 재고가 30개, 오고 있는 물량이 10개라면 105 − 40 = 65개를 주문하면 돼요. 주문할 때도 매대 재고만 보지 말고 아직 안 들어온 수량까지 더해서 봐야 하는 건 발주점이랑 같아요.
같은 상품인데 안전재고가 두 배
정량발주에서 컵라면 안전재고는 7개였어요. 리드타임 2일만 버티면 됐으니까요. 일주일 주기 정기발주에서는 15개가 됐어요. 같은 품절 위험을 유지하는데 두 배가 필요한 거죠.
정기발주는 주문과 주문 사이에 무슨 일이 있어도 다음 날짜까지 기다려야 해서, 그만큼 더 넓게 대비해 둬야 하거든요. 발주 주기가 길수록 이 차이는 더 커져요.
뭐가 우리 가게에 맞을까
한눈에 비교하면 이래요.
| 정량발주 | 정기발주 | |
|---|---|---|
| 주문 시점 | 발주점 밑으로 떨어질 때 | 정해진 날짜 |
| 주문량 | 항상 같음 | 그때그때 다름 |
| 안전재고 | 리드타임만 버티면 됨 | 주기 + 리드타임을 버텨야 해서 더 많이 필요 |
| 관리 부담 | 재고를 계속 지켜봐야 함 | 정해진 날만 확인하면 됨 |
정량발주가 잘 맞는 건 떨어지면 손님이 바로 떠나는 상품, 판매량이 들쭉날쭉해서 빨리 반응해야 하는 상품이에요. 거래처가 아무 때나 주문을 받아 줘야 하고, 재고를 수시로 확인할 수 있어야 하고요.
정기발주가 잘 맞는 건 거래처 배송 요일이 정해져 있거나, 한 거래처에서 여러 품목을 같이 받는 경우예요. 같은 날 묶어서 주문하면 배송비도 아끼고 검수도 한 번에 끝나거든요. 품목이 너무 많아서 하나하나 발주점을 지켜보기 어려울 때도 정기발주가 편해요.
한 가지만 고를 필요는 없어요
실제로는 섞어 쓰는 게 제일 현실적이에요. 본사나 도매처에서 정해진 날 묶어서 받는 상품은 정기발주로, 별도로 받고 떨어지면 곤란한 몇몇 상품은 발주점을 정해 두고 정량발주로 관리하는 식이죠.
정기발주를 하더라도 자주 떨어지는 상품 몇 개는 발주점을 따로 정해 두고, 주문일 전이라도 그 밑으로 내려가면 추가로 넣는 것도 방법이에요. 지금 가게에서 어느 상품을 어떤 방식으로 발주하고 있는지 한 번 정리해 보세요. 안전재고를 어디에 더 둬야 하는지 바로 보여요.